Nové identifikační číslo pro zaměstnance zjednoduší komunikaci s úřady

Od dubna 2026 začne pro zaměstnavatele plně platit jednotné měsíční hlášení (JMHZ), které má zjednodušit komunikaci se státní správou. Součástí této změny je zavedení nového desetimístného osobního identifikačního čísla (OIČ). Toto číslo bude Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ), spadající pod Ministerstvo práce a sociálních věcí, přiděleno každé fyzické osobě.

OIČ nahradí rodné číslo při komunikaci firem s úřady a při předávání dat mezi jednotlivými resorty státní správy. Cílem jednotného měsíčního hlášení je sjednotit a zjednodušit evidenční a ohlašovací povinnosti zaměstnavatelů. Namísto mnoha různých výkazů budou zaměstnavatelé nově podávat pouze jeden, který bude obsahovat údaje pro ČSSZ i Finanční správu. Systém nahradí více než 20 stávajících formulářů.

V současnosti zaměstnavatelé hlásí informace o zaměstnávání, výdělcích, odvodech či daních České správě sociálního zabezpečení, Ministerstvu práce a sociálních věcí, Úřadu práce, statistickému úřadu a Finanční správě. Nově budou tyto údaje elektronicky zasílat měsíčně pouze do informačního systému Ministerstva práce a sociálních věcí, a to vždy do 20. dne následujícího měsíce. Rozsah poskytovaných dat zůstane v podstatě nezměněn.

Nové OIČ je navrženo tak, aby z něj nebylo možné vyčíst datum narození ani pohlaví. Identifikační číslo zůstane pracovníkům stejné i v případě změny zaměstnavatele.

Mluvčí České správy sociálního zabezpečení Jitka Drmolová vysvětlila, že OIČ je zaměstnanci přiděleno při prvním vstupu do systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, pokud jej již nemá. Zůstává mu po celý život, bez ohledu na změnu zaměstnavatele či další činnosti. Přiděluje se také stávajícím pojištěncům vedeným v registru ČSSZ a zaměstnancům s příjmy ze závislé činnosti, kteří v těchto registrech vedeni nejsou, včetně cizinců bez rodného čísla.

Zaměstnavatelé obdrží identifikátory zaměstnanců do datové schránky nebo v ePortálu ČSSZ. Zaměstnancům se jejich OIČ nesděluje, protože pro ně nemá přímý význam. Nejde o plnohodnotnou náhradu rodného čísla, OIČ slouží výhradně ke komunikaci se státní správou a napříč resorty.

Kromě OIČ přiděluje správa sociálního zabezpečení zaměstnancům ještě identifikátor zaměstnání. Ten slouží k rozpoznání konkrétního pracovního vztahu a k odlišení vztahů, například pokud má pracovník v jedné firmě více zaměstnání.

Zaměstnanci nemusí pro přechod na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele podnikat žádné kroky. Naopak zaměstnavatelé by se měli na nový systém připravit a sledovat termíny. Přechodné období a pilotní provoz běží již od začátku roku 2026, kdy se povinnost průběžného zasílání měsíčního hlášení vztahuje na vybrané zaměstnavatele, jako jsou Ministerstvo práce a sociálních věcí, Ministerstvo financí, Úřad práce ČR nebo Český statistický úřad.

Povinnost odesílat měsíční hlášení se bude týkat všech zaměstnavatelů od dubna 2026. Navíc budou muset zpětně ohlásit údaje za měsíce leden až březen 2026.

Důležité termíny pro přechod na JMHZ Od 1. dubna 2026 budou zaměstnavatelé provádět přihlašování zaměstnanců do evidence novým způsobem s rozšířeným výčtem údajů oproti současnému oznámení o nástupu. Budou také přihlašovat všechny zaměstnance, nejen ty účastné nemocenského pojištění (například pracovníky s dohodou o pracovní činnosti bez účasti na nemocenském pojištění). Do 30. dubna 2026 je nutné u všech stávajících zaměstnanců doplnit údaje, které do 31. března nejsou evidovány. Rovněž je třeba doplnit chybějící údaje do evidence zaměstnavatelů. Do 20. května 2026 jsou zaměstnavatelé povinni poslat první jednotné měsíční hlášení (JMH) za měsíc duben 2026. Hlášení za další měsíce budou pravidelně zasílána do 20. dne následujícího měsíce (například za květen do 20. června). Do 30. června 2026 je povinností zaslat dodatečně měsíční hlášení za měsíce leden, únor a březen roku 2026. Od 1. července 2026 začne platit povinnost přihlašovat nové zaměstnance před nástupem k výkonu práce.

Zaměstnavatelé (mzdové účtárny) vedení ČSSZ v registru zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění, kteří budou zaměstnavatelem i podle zákona o JMHZ, mají od 1. ledna 2026 povinnost evidovat údaje dle prováděcího nařízení vlády. Tyto údaje následně v období od 1. do 30. dubna 2026 dohlásí za jednotlivé zaměstnance a vykáží v JMH za leden až březen 2026.

Mluvčí ČSSZ doporučuje zaměstnavatelům, aby se na zavedení JMHZ připravili s dostatečným předstihem. Klíčovým prvním krokem je kontrola aktuálního seznamu zaměstnanců vedených v registru pojištěnců u ČSSZ a včasné vyřešení případných nesrovnalostí, například chybějícího odhlášení zaměstnance. Vzhledem k tomu, že změny ovlivní statisíce zaměstnavatelů a miliony zaměstnanců, je včasná příprava zásadní pro hladký přechod na nový systém.

V případě, že zaměstnavatelé nebudou řádně hlásit potřebné údaje v rámci JMHZ, může to vést k napomenutí nebo pokutě. Drmolová upozorňuje, že neplnění povinností zaměstnavatele má dopady i na jeho zaměstnance a může komplikovat nebo znemožnit výkon působnosti státních orgánů zapojených do systému, včetně obslužnosti jejich klientů.